Wróć do bloga
Optymalizacja Procesów

Agile to nie tylko IT. Jak zwinność ratuje tradycyjne biznesy?

Myślisz, że Scrum i Kanban są tylko dla programistów w bluzach z kapturem? Błąd. Zwinność to najskuteczniejsza szczepionka na silosy, biurokrację i brak decyzyjności w każdej branży.

Patryk Korpyta
4 min czytania

Kiedy słyszysz słowo "Agile" (Zwinność), pewnie masz przed oczami tablicę z karteczkami samoprzylepnymi i grupę informatyków, którzy mówią dziwnym językiem. "Sprinty", "Stand-upy", "Backlogi".

Brzmi jak sekta? Być może. Ale ta "sekta" dowozi wyniki szybciej niż jakakolwiek inna struktura zarządcza w historii. Pytanie brzmi: Czy to zadziała w księgowości, produkcji, HR albo sprzedaży?

Krótka odpowiedź: Tak. Długa odpowiedź: Tak, ale tylko jeśli zrozumiesz, że Agile to nie karteczki, a sposób myślenia o ryzyku.

Waterfall vs Agile: Różnica w podejściu do ryzyka

Tradycyjny model zarządzania (Kaskadowy / Waterfall) wygląda tak:

  1. Planujemy wszystko na rok do przodu.
  2. Piszemy specyfikację na 200 stron.
  3. Robimy.
  4. Po roku pokazujemy efekt klientowi.
  5. Klient mówi: "To nie to, o co mi chodziło".

W świecie Scrum wygląda to inaczej:

  1. Planujemy na 2 tygodnie (Sprint).
  2. Robimy mały kawałek.
  3. Pokazujemy klientowi.
  4. Klient mówi: "Zmieńcie kolor na czerwony".
  5. Poprawiamy i lecimy dalej.

W pierwszym modelu ryzyko kumuluje się na końcu. W drugim – tniemy ryzyko na plasterki.

Scrum w "nudnych" branżach. Jak to wdrożyć?

Nie musisz pisać kodu, żeby używać Scuma. Zobaczmy, jak elementy tej metodyki, działają w marketingu, HR czy dziale prawnym.

1. Backlog zamiast "Asapów"

Większość działów operacyjnych tonie w mailach. Wszystko jest "na wczoraj". Backlog to jedna, uporządkowana lista zadań. Zamiast reagować na każdy telefon, wpisujesz zadanie do Backlogu. Raz w tygodniu (na planowaniu) decydujecie z szefem, co z tej listy wchodzi do realizacji w następnym tygodniu. Reszta czeka. To kończy chaos i wielozadaniowość.

2. Daily Stand-up (Codzienna odprawa)

Spotykacie się na 15 minut. Na stojąco. Każdy odpowiada na 3 pytania:

  • Co zrobiłem wczoraj, co przybliżyło nas do celu?
  • Co zrobię dzisiaj?
  • Co mnie blokuje?

Kluczowe jest to ostatnie. Jeśli ktoś z HR mówi "Czekam 3 dni na podpis od zarządu", to cały zespół wie o problemie i może pomóc go eskalować.

3. Retrospektywa (Lepsze niż feedback)

W tradycyjnej firmie, jak coś pójdzie źle, szuka się winnego (Kowalski zawalił). W Agile robimy Retrospektywę. Zamykamy się w sali i pytamy: "Co w naszym procesie zawiodło, że Kowalski mógł popełnić ten błąd?". To najszybsza metoda wdrażania Kaizen. Zespoły, które robią Retro co 2 tygodnie, po pół roku są nie do poznania – same eliminują swoje problemy.

Case Study: Dział Rekrutacji w Scrumie

Firma produkcyjna, 500 osób. Dział HR nie wyrabiał z rekrutacjami. Każdy kierownik dzwonił i pytał "Gdzie mój pracownik?". Wdrożono Scrum:

  • Sprinty 2-tygodniowe: Umówili się z kierownikami: "W tym sprincie szukamy 2 spawaczy i 1 księgowej. Reszta czeka w kolejce".
  • Wizualizacja: Tablica Kanban pokazała, gdzie kandydaci utykają (okazało się, że u kierowników, którzy nie mieli czasu na rozmowy).
  • Wynik: Skrócenie czasu rekrutacji z 60 do 25 dni w ciągu 3 miesięcy.

Dlaczego to jest trudne?

Wdrożenie Agile boli, bo obnaża prawdę.

  • Pokazuje, że połowa "projektów strategicznych" nikogo nie obchodzi.
  • Pokazuje, że managerowie są wąskimi gardłami decyzyjnymi.
  • Wymaga oddania władzy zespołowi (autonomia vs kontrola).

Ale w świecie VUCA (zmiennym, niepewnym) nie wygrywa ten duży. Wygrywa ten szybki. A nie da się biec szybko w betonowych butach starych procedur.

Zacznij od jednego zespołu. Wprowadź tablicę i 15-minutowe spotkania. I patrz, jak zmienia się energia.