Wróć do bloga
Optymalizacja Procesów

Cyfrowy Nie-Rozgardiasz. Jak wdrożyć 5S na pulpicie i w głowie.

Masz 2000 nieprzeczytanych maili, a na pulpicie pliki 'Nowy folder (2)'? Twój cyfrowy bałagan kosztuje Cię godzinę dziennie. Zastosuj Cyfrowe 5S i odzyskaj kontrolę.

Patryk Korpyta
4 min czytania

Wchodzisz na halę produkcyjną. Wszystko lśni. Każde narzędzie ma swoje miejsce. Linie wyznaczone. Wracasz do biura. Otwierasz laptopa. Pulpit wygląda jak po wybuchu granatu. Folder "Pobrane" ma 5000 plików. W skrzynce mailowej chaos.

Dlaczego akceptujemy cyfrowy śmietnik, którego nigdy nie zaakceptowalibyśmy na produkcji? Twój komputer to Twoje stanowisko pracy. Jeśli szukanie pliku zajmuje Ci 5 minut, a robisz to 12 razy dziennie – tracisz godzinę. Rocznie to miesiąc pracy wyrzucony do kosza.

Cyfrowe 5S: Krok po kroku

1. Selekcja (Sort)

Bądź bezlitosny.

  • Folder "Pobrane": Usuń wszystko starsze niż miesiąc. Jeśli tego nie użyłeś, nie użyjesz.
  • Aplikacje: Odinstaluj to, co Cię rozprasza.
  • Pulpit: To nie magazyn. To stół roboczy. Powinien być pusty na koniec dnia.

2. Systematyka (Set in Order) - Metoda PARA

Nie twórz miliona folderów. Wdróż metodę PARA Tiago Forte:

  • Projects: To, nad czym pracujesz TERAZ (z terminem). Np. "Wdrożenie ERP".
  • Areas: To, za co odpowiadasz stale. Np. "Umowy", "Faktury", "Rekrutacja".
  • Resources: Baza wiedzy. Szablony, inspiracje, raporty branżowe.
  • Archives: Wszystko zakończone.

Taka struktura jest uniwersalna: działa na dysku, w mailach i w notatkach.

3. Sprzątanie (Shine)

Ustal rytuał. Tak jak na produkcji sprzątamy stanowisko na koniec zmiany, tak Ty rób "Digital Shutdown".

  • Zamknij wszystkie karty przeglądarki (zapisz ważne w Second Brain).
  • Wyczyść pulpit.
  • Osiągnij Inbox Zero (zdecyduj o każdym mailu: Usuń, Oddeleguj, Wykonaj, Zaplanuj).

4. Standaryzacja (Standardize)

Jak nazywasz pliki? prezentacja_final_v2_ostateczna_DRUK.pptx? Wprowadź standard nazewnictwa w zespole: RRRR-MM-DD_Kategoria_Nazwa_Wersja Np. 2024-12-21_Oferta_FirmaABC_v01. Dzięki dacie na początku, pliki same się sortują chronologicznie.

5. Samodyscyplina (Sustain)

To najtrudniejsze. Łatwo posprzątać raz. Trudno utrzymać porządek. Wpisz w kalendarz (np. piątek 15:00): "Tygodniowy Przegląd". Wyczyść folder "Pobrane", zarchiwizuj stare projekty, zaplanuj przyszły tydzień.

Efekt: Praca Głęboka

Porządek cyfrowy to nie estetyka. To warunek konieczny dla Pracy Głębokiej (Deep Work). Gdy Twój komputer jest czysty, Twój mózg przestaje skakać ("O, co to za ikonka?") i zaczyna się skupiać. Jako Lider musisz mieć czystą głowę. A czysta głowa zaczyna się od czystego pulpitu.