Mapa to nie terytorium. Dlaczego VSM to jedyny dokument, którego potrzebujesz?

Wchodzisz do firmy. Widzisz ludzi biegających z papierami, słyszysz szum maszyn (lub klawiatur), a na ścianach wiszą piękne diagramy przepływu w formacie BPMN. Wszystko wygląda na zorganizowane.

A potem pytasz klienta: "Ile czekasz na realizację zamówienia?". Klient odpowiada: "4 tygodnie". Pytasz kierownika produkcji/projektu: "Ile czasu zajmuje fizyczne wykonanie tej pracy, gdyby nikt nam nie przerywał?". Kierownik liczy i mówi: "No... łącznie z 4 godziny".

4 godziny pracy vs 4 tygodnie czekania.

Gdzie podział się ten czas? Ukrył się w "białych plamach" Twojego procesu. Tradycyjne mapy procesów pokazują co robimy (zielone kafelki). Value Stream Mapping (VSM) pokazuje to, czego NIE robimy, a co zjada nam czas i pieniądze (czerwone strzałki oczekiwania).

Dlaczego zwykła mapa procesu kłamie?

Tradycyjne mapy (flowcharty) skupiają się na czynnościach.

Krok 1: Przyjęcie zlecenia.
Krok 2: Analiza.
Krok 3: Wykonanie.

Wygląda to logicznie i płynnie. Czego tu brakuje? Czasu pomiędzy. Nie widzisz, że między krokiem 1 a 2 zlecenie leży 3 dni w skrzynce mailowej "Do wyjaśnienia". Nie widzisz, że po kroku 3 następuje "Krok 3a: Poprawki", który zajmuje więcej niż samo wykonanie.

VSM: Rentgen Twojego biznesu

Mapowanie Strumienia Wartości to narzędzie, które pozwala zobaczyć przepływ z lotu ptaka, ale z danymi z poziomu gruntu.

Kluczowe pojęcia, które musisz zrozumieć:

1. Lead Time (L/T)

To czas, który czuje klient. Od "chcę" do "mam". Jeśli L/T wynosi 4 tygodnie, to klienta nie obchodzi, że wyprodukowanie zajęło Ci 5 minut. On czekał miesiąc. Sprawdź definicję w słowniku: Czas Przejścia (Lead Time).

2. Cycle Time (C/T)

To tempo Twojej pracy. Jak często "wypluwasz" gotowy produkt? Jeśli pracujesz szybciej niż klient kupuje, robisz zapasy. Jeśli wolniej – tracisz klientów. Zobacz: Czas Cyklu.

3. Takt Time

Puls rynku. To jedyna liczba w VSM, której nie negocjujesz – dyktuje ją klient. Jeśli Twój Takt Time wynosi 10 minut (klient kupuje jedną sztukę co 10 minut), a Twój proces trwa 12 minut – masz problem. Jeśli trwa 5 minut – masz marnotrawstwo (nadprodukcję).

Jak zrobić VSM i nie zwariować?

Nie potrzebujesz Visio ani drogiego softu. Potrzebujesz ołówka, kartki, stopera i wygodnych butów, żeby pójść na Gemba.

Idź wzdłuż procesu od KOŃCA. Zacznij od wysyłki do klienta i cofaj się aż do surowców. Dlaczego? Bo idąc "z prądem" masz tendencję do racjonalizowania chaosu. Idąc pod prąd, zadajesz trudne pytania: "Dlaczego to tu leży?".
Zbieraj dane, nie opinie. Nie pytaj "Ile to trwa?", bo usłyszysz "Zależy". Stań ze stoperem. Zmierz 10 cykli.
Rysuj "Timeline". Na dole mapy rysujesz linię czasu.
- Wartość dodana (Value Added) – np. spawanie, pisanie kodu.
- Brak wartości (Non-Value Added) – leżakowanie, czekanie, transport.

Zazwyczaj wynik jest szokujący. Stosunek czasu wartości dodanej do całkowitego Lead Time wynosi często poniżej 5%. 95% czasu Twój produkt po prostu leży.

Case Study: "Ale my jesteśmy firmą usługową!"

VSM działa świetnie w IT, HR czy księgowości. Przykład z procesu rekrutacji w firmie IT:

Wersja oficjalna: 3 etapy rozmów, decyzja. Czas: 2 tygodnie.
Rzeczywistość (VSM):
- CV wpływa -> Czeka 3 dni, aż HR otworzy maila.
- HR dzwoni -> Kandydat nie odbiera -> Czeka 1 dzień.
- Rozmowa techniczna -> Manager nie ma czasu -> Czeka 5 dni na wolny slot w kalendarzu.
- Feedback po rozmowie -> Czeka 4 dni, bo "musimy to przedyskutować".

Dzięki VSM widać, że samo "rekrutowanie" (rozmowy) to 3 godziny. Czekanie to 13 dni. Chcesz przyspieszyć proces? Nie skracaj rozmów. Skracaj czas pomiędzy nimi.

Podsumowanie

Mapa VSM to nie laurka. To akt oskarżenia dla Twojego procesu. Ale tylko dzięki niej wiesz, gdzie uderzyć. Przestań optymalizować to, co ludzie robią (bo pewnie robią to nieźle). Zacznij optymalizować to, co dzieje się między ludźmi.

Zacznij od pytania: Gdyby ten dokument/produkt mógł mówić, na co by narzekał? Że leży 3 dni w ciemnym folderze?