Shadow IT i Excelowe Piekło. Dlaczego Twoja firma wisi na jednym pliku (i jak to naprawić)?

Zróbmy szybki audyt. Idź do Działu Planowania Produkcji albo Logistyki. Zapytaj: "Skąd wiecie, co jutro produkujemy?".

Oficjalna odpowiedź: "Z systemu ERP". Prawdziwa odpowiedź (po 2 piwach): "ERP pokazuje bzdury, więc Pan Marek ściąga dane do Excela, tam odpala swoje makro 'Kalkulator_Final_v3_Ostateczny.xlsm' i dopiero to wysyłamy na produkcję".

Gratulacje. Właśnie odkryłeś Shadow IT. Twoja firma nie stoi na wielomilionowym systemie IT. Stoi na jednym pliku na laptopie Pana Marka, który nie ma kopii zapasowej. Jeśli Pan Marek zachoruje, Twoja firma staje.

To nie jest anegdota. To rzeczywistość 90% firm produkcyjnych i usługowych w Polsce.

ELI15: Rower vs. Formuła 1 (Pchana ręcznie)

Shadow IT to jak modyfikowanie samochodu taśmą klejącą. Firma (Zarząd) kupiła bolid Formuły 1 (drogi system ERP/CRM), ale jest on tak skomplikowany i niedopasowany do życia, że pracownicy wolą wysiąść i pchać go ręcznie (przepisywać dane do Excela), bo tak jest "szybciej i pewniej".

Na krótką metę – to działa. Są zwinni. Na długą metę – kiedy taśma puści (zmiana pracownika, aktualizacja Windowsa), bolid się rozpada.

Deep Dive: Ukryty Koszt "Darmowego" Excela

Dlaczego inżynierowie i menedżerowie tworzą Shadow IT? Nie ze złej woli. Z bezradności. Dział IT mówi "nie da się" (albo "za rok"), a towar musi wyjechać dzisiaj. Więc robią "obejścia".

Ale te obejścia generują potężne ryzyka:

SPOF (Single Point of Failure): Tylko twórca arkusza wie, jak on działa. To klasyczny SPOF.
Brak spójności danych: Marketing ma Excela z "Leady_2024", a Sprzedaż "Klienci_2024_Poprawione". Dane się nie spinają.
Marnotrawstwo talentu: Twoi najlepsi inżynierowie zamiast optymalizować produkcję, spędzają 4 godziny dziennie na "doklejaniu kolumn" i naprawianiu formuł #ADR!.

Ile kosztuje Cię "Klepanie Danych"?

Załóżmy, że specjalista (koszt pracodawcy 100 PLN/h) spędza 1h dziennie na kopiowaniu danych z PDF do Excela.

1h x 20 dni = 2000 PLN miesięcznie.
24 000 PLN rocznie "przepalone" na pracę, którą małpa (lub robot) zrobiłaby lepiej. A to tylko JEDNA osoba.

Case Study: Faktury w firmie logistycznej

Firma transportowa. 500 faktur miesięcznie. Proces AS-IS (Obecny): Pani Księgowa drukuje fakturę z maila, kładzie na biurku, otwiera system księgowy i... przepisuje kwoty. Czas: 5 minut na fakturę. 500 x 5 min = 41 godzin. Tydzień pracy na etacie miesięcznie tylko na przepisywanie!

Wdrożyliśmy proste RPA (Robotic Process Automation). Bot:

Monitoruje skrzynkę mailową.
Gdy przyjdzie PDF "Faktura", używa OCR (czytania tekstu).
Loguje się do systemu księgowego.
Wstawia fakturę.
Człowiekowi zostawia tylko "Wyjątki" (gdy OCR nie zadziałał).

Wynik: Czas procesu skrócony o 95%. Pani Księgowa wreszcie zajęła się analizą kosztów (controlling), a nie klepaniem danych. Koszt wdrożenia zwrócił się w 3 miesiące.

Action Plan: Odzyskaj kontrolę

Nie walcz z Shadow IT zakazami (ludzie i tak znajdą sposób). Daj im lepszą alternatywę.

Uznaj problem. Zrób anonimową ankietę: "Jakich narzędzi spoza oficjalnej listy używasz, żeby wykonać swoją pracę?". Będziesz przerażony, ale poznasz prawdę.
Zidentyfikuj 'Złodziei Czasu'. Znajdź procesy, które są:
- Powtarzalne.
- Oparte na regułach (jeśli A to B).
- Nudne. To kandydaci pod RPA lub No-Code.
Zacznij od 'Low Hanging Fruit'. Nie wdrażaj od razu AI do sterowania fabryką. Zautomatyzuj raport dzienny, wysyłanie przypomnień o płatnościach albo przepisywanie zamówień.

Technologia nie ma zabierać pracy ludziom. Ma zabrać "robotę" z pracy człowieka. Niech roboty robią to, co robotyczne, a ludzie to, co ludzkie (kreatywność, relacje, strategie).