Wróć do bloga
Optymalizacja Procesów

Paradoks Efektywności: Dlaczego zajęci ludzie nie zarabiają pieniędzy?

Twój zespół pracuje na 110% obrotów, a projekty i tak się spóźniają? Wpadłeś w pułapkę Efektywności Zasobów. Pokażę Ci, dlaczego musisz przestać 'optymalizować' kalendarze, żeby zacząć dowozić wyniki.

Patryk Korpyta
4 min czytania

Przychodzi Prezes do Dyrektora Operacyjnego i pyta: – "Czy Zespół IT ma co robić?" – "Tak, Szefie! Są obłożeni na 120%. Nie mają czasu nawet na kawę." – "To świetnie! Nie marnujemy pieniędzy na pensje."

Dyrektor jest dumny. Prezes jest zadowolony. A klient? Klient jest wściekły, bo czeka na projekt od pół roku.

To klasyczny przykład Paradoksu Efektywności. Większość firm optymalizuje Efektywność Zasobów (żeby ludzie byli zajęci), całkowicie ignorując Efektywność Przepływu (żeby praca była zrobiona).

Autostrada do Piekła

Wyobraź sobie autostradę. Twoim celem (jako Zarządcy Drogi) jest "Maksymalne Wykorzystanie Asfaltu". Wpuszczasz tyle samochodów, żeby zderzak dotykał zderzaka. Asfalt jest wykorzystany w 100%. Sukces! Ale z jaką prędkością poruszają się samochody? 0 km/h. Stoją w korku.

W firmie jest tak samo:

  • Asfalt = Pracownicy.
  • Samochody = Zadania.
  • Prędkość = Time to Market.

Jeśli obłożysz kalendarz pracownika w 100%, każde nowe zadanie (samochód) musi czekać w nieskończoność. Każdy poślizg powoduje reakcję łańcuchową opóźnień (efekt domina).

Prawo Little'a nie bierze jeńców

Matematyka jest nieubłagana. Prawo Little'a mówi wprost: $$Czas Przejścia = \frac{Praca w Toku (WIP)}{Przepustowość}$$

Jeśli chcesz skończyć projekt 2x razy szybciej, masz dwa wyjścia:

  1. Zatrudnić 2x więcej ludzi (zwiększyć Przepustowość) – DROGIE.
  2. Robić 2x mniej rzeczy naraz (zmniejszyć WIP) – DARMOWE.

Dlaczego wybieramy opcję drogą, a nie darmową? Bo boimy się, że ktoś będzie miał chwilę luzu.

Potęga Slacka (Luzu)

Aby system był szybki, musi mieć Slack. Slack to nie lenistwo. Slack to przestrzeń manewrowa. Najszybsze zespoły planują tylko na 80% swoich możliwości. Te 20% to bufor na:

  • Nieprzewidziane awarie.
  • Pomoc koledze.
  • Szybkie poprawki.
  • Odpoczynek (kreatywność).

Wynik? Kończą zadania przed terminem. Te 20% "straconego" czasu zwraca się stukrotnie w braku kar umownych i zadowoleniu klienta.

Action Plan: Jak to wdrożyć?

  1. Stop Starting, Start Finishing. Wprowadź limit WIP. Jeśli masz 5 projektów otwartych, nie zaczynaj 6., dopóki nie zamkniesz jednego.
  2. Planuj "Leniwie". Planuj tydzień na 4 dni robocze. Piątek zostaw pusty. I tak coś "wybuchnie" i zapełni ten piątek. A jeśli nie? To zrobisz Kaizen.
  3. Przestań pytać "Co robisz?". Pytaj "Co nas blokuje?".

Przestań zarządzać ludźmi (Zasobami). Zacznij zarządzać pracą (Przepływem).