Kaizen (z japońskiego 改善, „zmiana na lepsze”) oznacza w zarządzaniu systematyczne, codzienne doskonalenie procesów przez zespoły, które je wykonują. Pojedyncze usprawnienie jest zwykle niewielkie i tanie – przestawienie pojemnika, zmiana kolejności czynności, prostszy formularz – ale suma wielu takich zmian daje trwałą poprawę bezpieczeństwa, jakości, czasu i kosztu. Na Zachodzie pojęcie upowszechnił Masaaki Imai książką „Kaizen” z 1986 roku.
Kaizen bywa mylony z całą filozofią Toyoty. W dokumencie Toyota Way 2001 dwa filary to ciągłe doskonalenie i szacunek dla ludzi; kaizen jest jednym z elementów pierwszego z nich, obok wyzwania i genchi genbutsu.
Kaizen, warsztat kaizen i kaikaku
| Kaizen codzienny | Warsztat kaizen | Kaikaku | |
|---|---|---|---|
| Skala zmiany | mała, lokalna | średnia, jeden obszar | duża, przełomowa |
| Czas | ciągle | zwykle 3–5 dni | tygodnie lub miesiące |
| Kto | zespół i lider | zespół międzydziałowy z facylitatorem | kierownictwo i zespół projektowy |
| Przykład | nowe miejsce na narzędzie | przebudowa gniazda | nowy układ zakładu, automatyzacja |
Warsztat kaizen (kaizen event, kaizen blitz) to skoncentrowany projekt usprawnienia jednego obszaru. Kaikaku oznacza zmianę radykalną. Obie formy potrzebują kaizen codziennego, który utrzyma i rozwinie ich efekty.
Jak to działa
Punktem wyjścia jest standard pracy: bez opisu obecnego sposobu działania nie wiadomo, co poprawiono. Każde usprawnienie przechodzi przez PDCA – problem, hipoteza, próba, sprawdzenie, nowy standard. Lider odpowiada za szybkie decyzje o zgłoszonych pomysłach i za czas na ich wdrożenie.
Przykład
Zespół pakowania w magazynie e-commerce zgłaszał co tydzień dwa lub trzy usprawnienia na tablicy przy stanowiskach, a lider decydował o każdym w ciągu 48 godzin. W kwartale wdrożono 28 zmian, m.in. przeniesienie podajnika taśmy, gotowe zestawy wypełniaczy i drukowanie etykiety przed pobraniem kartonu. Średni czas pakowania zamówienia spadł z 95 do 78 sekund.
Najczęstsze błędy
- Skrzynka pomysłów bez odpowiedzi. Zespół szybko przestaje zgłaszać propozycje.
- Ocenianie kaizen wyłącznie po oszczędnościach finansowych, co pomija zmiany poprawiające bezpieczeństwo i ergonomię.
- Usprawnienia bez aktualizacji standardu, przez co po kilku tygodniach praca wraca do dawnego sposobu.