Wróć do bloga
Optymalizacja Procesów

System, który nie pozwala się pomylić. Poka-Yoke w biurze i IT

Ludzie będą popełniać błędy. Zamiast pisać instrukcje 'Uważaj!', zaprojektuj system, który uniemożliwi pomyłkę. Poznaj Poka-Yoke – mechanizm, który uratował więcej projektów niż jakikolwiek manager.

Patryk Korpyta
4 min czytania

Czy zdarzyło Ci się kiedyś:

  • Wysłać maila bez załącznika, mimo że napisałeś "w załączeniu"?
  • Zatankować diesla do benzyniaka (lub bać się, że to zrobisz)?
  • Usunąć plik, którego nie powinieneś?

Jeśli tak, to wiesz, że błąd ludzki jest nieunikniony. Nasze mózgi nie są stworzone do monotonnej uwagi. Mimo to, w biznesie wciąż próbujemy rozwiązywać problemy metodą: "Następnym razem bądź bardziej uważny" lub "Przeprowadźmy szkolenie".

To strata czasu. Rozwiązaniem jest Poka-Yoke.

Co to jest Poka-Yoke?

Poka-Yoke (wym. poka-joke) to japońska koncepcja "zapobiegania błędom". Chodzi o stworzenie takiego mechanizmu, który fizycznie lub cyfrowo uniemożliwi zrobienie czegoś źle.

Przykład idealny: Wtyczka USB. (No, może USB-C, bo tradycyjne USB wchodzi tylko za trzecim razem). Ale bateria AA? Ma plus i minus. Jeśli włożysz odwrotnie – nie działa. To jest Poka-Yoke.

Poka-Yoke w Cyfrowym Świecie

W IT i pracy biurowej Poka-Yoke jest wszędzie, choć rzadko tak to nazywamy.

1. Walidacja formularzy

To najprostsze Poka-Yoke. Jeśli pole "Data urodzenia" nie pozwala wpisać liter, to jest to mechanizm unikania błędów. Jeśli przycisk "Złóż zamówienie" jest szary dopóki nie wypełnisz wszystkich pól obowiązkowych – to jest Poka-Yoke typu Control.

2. "Undo" i Kosz

Pozwolenie użytkownikowi na błąd, ale danie mu szansy na bezbolesne cofnięcie (Ctrl+Z) to forma Poka-Yoke. System zakłada: "Człowiek może kliknąć niechcący, nie kasujmy tego od razu na amen".

3. CI/CD Pipeline

W programowaniu, automatyczne testy w pipeline to potężne Poka-Yoke.

  • Programista robi push kodu.
  • System (Jenkins/GitHub Actions) uruchamia testy.
  • Błąd? System odrzuca zmianę. Kod nie trafia na produkcję. To jest idea Jidoka w praktyce.

Jak zaprojektować własne Poka-Yoke?

Kiedy analizujesz błąd w swojej firmie (np. błędna faktura), zadaj pytanie: "Co w systemie pozwoliło na ten błąd?" a nie "Kto zawinił?".

Przykłady zastosowań biurowych:

  • Problem: Ludzie zapominają wpisać tematu spotkania w kalendarzu.

    • Rozwiązanie słabe: Wysłać maila "Pamiętajcie o tematach!".
    • Rozwiązanie Poka-Yoke: Ustawić w systemie wymagalność pola "Temat". Bez tego nie zapiszesz spotkania.

  • Problem: Zespół nadpisuje sobie pliki w Excelu na wspólnym dysku.

    • Rozwiązanie słabe: "Krzyczcie do siebie, kto siedzi w pliku".
    • Rozwiązanie Poka-Yoke: Przejście na Google Sheets / Excel Online (gdzie widać zmiany na żywo) lub Sharepoint z check-outem plików.

Poziomy skuteczności

  1. Najlepsze: Błąd jest niemożliwy do popełnienia (np. kształt wtyczki).
  2. Dobre: Błąd jest możliwy, ale zostanie natychmiast wykryty i zablokowany (np. walidacja pola).
  3. Średnie: Błąd jest wykryty, pojawia się ostrzeżenie (np. "Jesteś pewien?").
  4. Słabe: Szkolenie i prośba o uwagę.

Podsumowanie

Przestań walczyć z ludzką naturą. Ludzie będą zmęczeni, będą mieli gorsze dni, będą się mylić. Dobry system to taki, który "wybacza" błędy lub im zapobiega. To jest właśnie przejaw Szacunku dla Ludzi – nie zmuszać ich do bycia robotami.

Zaprojektuj swój proces tak, by sukces był opcją domyślną.