Wróć do bloga
Optymalizacja Procesów

Test Autobusu. Czy Twoja firma przetrwa, gdy Ciebie zabraknie?

Co się stanie, gdy Twój kluczowy inżynier wygra w Lotto i rzuci pracę z dnia na dzień? Jeśli paraliżuje Cię ta myśl, masz problem z 'Bus Factor'. Poznaj narzędzia, które uodpornią Twój biznes.

Patryk Korpyta
4 min czytania

W każdej firmie jest ten jeden "Magik". Marek z IT, który jako jedyny wie, jak zrestartować serwer, gdy ten zawiesza się w niedzielę o 3:00 rano. Pani Krysia z Księgowości, która jako jedyna pamięta, jak się robi korektę faktury w systemie z 1998 roku.

Wszyscy ich kochają. Są niezastąpieni. Czują się ważni. Ale dla Lidera Operacyjnego, Marek i Krysia to tykające bomby zegarowe.

Co, jeśli Marek wpadnie pod autobus? (Brutalne, ale obrazowe – stąd nazwa Bus Factor). Albo optymistycznie: Co, jeśli Marek wygra w Lotto i poleci na Bahamy?

Biznes staje.

Ryzyko Plemienne

W małych firmach wiedza jest przekazywana ustnie. Z pokolenia na pokolenie. To "Wiedza Plemienna". Problemy zaczynają się przy skalowaniu. Nie możesz sklonować Marka. Jeśli Marek trzyma wiedzę w głowie, staje się Wąskim Gardłem.

Jak zwiększyć Bus Factor? (Rozbrajanie Bomby)

Nie chodzi o to, by zwolnić ekspertów. Chodzi o to, by "zdekodować" ich wiedzę do systemu.

1. Matryca Kompetencji (Skill Matrix)

To Twoja mapa ryzyka. Rysujesz tabelę:

  • Kolumny: Kluczowe Procesy (np. "Obsługa Reklamacji", "Restart Serwera").
  • Wiersze: Pracownicy.
  • Wartości:
    • 0 - Nie umie.
    • 1 - Uczy się.
    • 2 - Umie wykonać samodzielnie.
    • 3 - Ekspert (może uczyć innych).

Jeśli w kolumnie "Restart Serwera" masz tylko jedną "3" i same zera – masz czerwony alarm.

2. Standardyzacja (SOP)

Pamiętasz artykuł o AI i SOP? Zmuś Marka (używając szantażu emocjonalnego lub premii), żeby nagrał to, co robi. Zamień magię w proces.

  • Magia: Marek klika "coś" i działa.
  • Proces: "Wciśnij guzik A, poczekaj 5s, wciśnij B".

3. Pair Working / Shadowing

Niech "Młody" siedzi z "Ekspertem" przez tydzień. Niech Ekspert pracuje z rękami za plecami i tylko mówi Młodemu, co ma robić. To najszybszy transfer wiedzy.

Paradoks Niezastąpialności

Wielu pracowników broni się przed dzieleniem wiedzy. "Jeśli będę zastępowalny, to mnie zwolnią". Jako Lider musisz odwrócić tę logikę:

"Jeśli jesteś niezastępowalny, to jesteś nieawansowalny."

Nie mogę awansować Marka na Dyrektora IT, bo nikt nie umie zrestartować serwera. Marek jest niewolnikiem własnej kompetencji.

Action Plan

Zrób "Audyt Wakacyjny". Wyobraź sobie, że każdy z Twoich kluczowych ludzi idzie jutro na 2 tygodnie urlopu bez telefonu. Który proces upadnie? Tam zacznij budować Matrycę Kompetencji.