Matryca RACI to narzędzie, które jednoznacznie określa role przy każdym zadaniu, decyzji lub elemencie procesu. W wierszach umieszcza się zadania, w kolumnach osoby lub funkcje, a w komórkach litery R, A, C lub I. Matryca usuwa niejasności co do tego, kto ma coś zrobić, kto podejmuje decyzję i kogo trzeba w nią włączyć. Stosuje się też wariant RASCI z dodatkową literą S (ang. supporting – wspierający).
Co oznaczają litery
| Litera | Rola | Znaczenie |
|---|---|---|
| R – Responsible | wykonawca | wykonuje zadanie |
| A – Accountable | odpowiedzialny | ponosi ostateczną odpowiedzialność i zatwierdza wynik |
| C – Consulted | konsultowany | jest pytany o opinię przed decyzją lub w trakcie pracy |
| I – Informed | informowany | otrzymuje informację o decyzji lub wyniku |
Zasady
- Każde zadanie ma dokładnie jedną osobę A. Gdy odpowiedzialność jest rozproszona, w praktyce nikt jej nie ponosi.
- Rolę R może pełnić kilka osób, ale co najmniej jedna musi być wskazana.
- Ta sama osoba może być jednocześnie A i R – to typowe w małych zespołach.
- Liczbę ról C warto ograniczać, bo każda dodatkowa konsultacja wydłuża czas decyzji.
Kiedy stosować
- Wdrożenie ERP i innych systemów – kto decyduje o wymaganiach, kto testuje, kto szkoli użytkowników.
- Transformacja operacyjna – kto jest właścicielem procesu po zmianie.
- Projekty Lean – kto sponsoruje warsztat, kto wdraża i utrzymuje nowe standardy.
- Reorganizacja – nowe role i zakresy odpowiedzialności.
Matrycę najlepiej opracować wspólnie z zainteresowanymi osobami na warsztacie prowadzonym przez facylitatora, a nie przesłać jako gotowy dokument.
Przykład
W projekcie uruchomienia systemu magazynowego zespół spisał 42 czynności, od przygotowania danych lokalizacji po szkolenie operatorów, i przypisał role 9 funkcjom. Przegląd matrycy ujawnił 6 czynności bez osoby A, w tym zatwierdzenie danych podstawowych do migracji, oraz 4 czynności z dwiema osobami A. Po korekcie i zatwierdzeniu przez sponsora matrycę omawiano co dwa tygodnie na spotkaniu statusowym. Dzięki temu w okresie hypercare zgłoszenia trafiały od razu do właściwych osób.
Najczęstsze błędy
- Kilka osób z rolą A przy jednym zadaniu, co prowadzi do sporów lub do sytuacji, w której nikt nie podejmuje decyzji.
- Matryca przygotowana na spotkanie otwierające projekt i nigdy nieaktualizowana, mimo zmian w zespole i zakresie.
- Pominięcie roli I – osoby, których zmiana dotyczy, dowiadują się o niej nieformalnie i z opóźnieniem.