Zapas bezpieczeństwa to część zapasu, która nie służy pokryciu przewidywanego popytu, lecz odchyleniom od niego: sprzedaży wyższej niż w prognozie, opóźnionej dostawie, niepełnej partii od dostawcy. Jego wielkość wynika z decyzji, jakie ryzyko braku firma akceptuje, i powinna być wyliczana dla każdej pozycji, a nie ustalana jednolicie, np. jako dwa tygodnie sprzedaży. W Lean zapas bezpieczeństwa traktuje się jako koszt zmienności (mura): zamiast go powiększać, ogranicza się jej źródła.
Jak to policzyć
Przy zmiennym popycie i stałym czasie dostawy stosuje się wzór:
SS = Z × σ_popytu × √LT
- σ_popytu – odchylenie standardowe popytu w jednym okresie, np. dziennym; najlepiej liczone z błędów prognozy, a nie z samej sprzedaży.
- LT – czas dostawy wyrażony w tych samych okresach, czyli w dniach, gdy σ jest dzienne.
- Z – współczynnik rozkładu normalnego odpowiadający docelowemu poziomowi obsługi.
Poziom obsługi oznacza tu prawdopodobieństwo, że w cyklu uzupełnienia nie wystąpi brak. Wartości Z: 90% – 1,28; 95% – 1,65; 98% – 2,05; 99% – 2,33. Przejście z 95% na 99% zwiększa więc zapas bezpieczeństwa o około 41%. Gdy zmienny jest także czas dostawy, wzór uzupełnia się o jego odchylenie: SS = Z × √(LT × σ_popytu² + D² × σ_LT²), gdzie D to średni popyt w okresie. Punkt ponownego zamówienia wynosi ROP = D × LT + SS.
Przykład
Sklep internetowy sprzedaje średnio 40 ekspresów do kawy dziennie przy odchyleniu standardowym 12 sztuk, a dostawca realizuje zamówienie w 9 dni. Przy poziomie obsługi 95%: SS = 1,65 × 12 × √9 = 1,65 × 12 × 3 ≈ 59 sztuk, a punkt zamówienia to 40 × 9 + 59 = 419 sztuk. Wcześniej firma utrzymywała dla wszystkich pozycji zapas bezpieczeństwa równy tygodniowej sprzedaży – w tym przypadku 280 sztuk. Przeliczenie według wzoru dla 2 000 SKU pokazało, że dla pozycji o stabilnym popycie zapas był kilkakrotnie za duży, a dla części pozycji o nieregularnym popycie – za mały, co tłumaczyło braki mimo wysokiej wartości magazynu.
Lepsza prognoza popytu zmniejsza σ, a krótszy czas dostawy – pierwiastek z LT. To dwa podstawowe sposoby na obniżenie zapasu bez pogorszenia dostępności.
Najczęstsze błędy
- Liczenie σ z historii sprzedaży obejmującej okresy braku towaru, w których sprzedaż była sztucznie niska.
- Jeden poziom obsługi dla całego asortymentu zamiast zróżnicowania, np. według analizy ABC/XYZ.
- Niezgodność jednostek, np. tygodniowe σ połączone z czasem dostawy w dniach.