Wróć do bloga
Optymalizacja Procesów

Myślenie na kartce A3. Jak zmieścić największy problem firmy na jednej stronie?

Jeśli nie potrafisz opisać problemu na jednej kartce, to znaczy, że go nie rozumiesz. Poznaj Raport A3 – kultowe narzędzie Toyoty, które wymusza genialną prostotę.

Patryk Korpyta
4 min czytania

W korporacjach panuje kultura "PowerPointa". Mamy problem? Zwołaj spotkanie. Przygotuj prezentację na 50 slajdów. Wszyscy siedzą, kiwają głowami, a po godzinie wychodzą i nic się nie zmienia. Dlaczego? Bo nikt nie przeczytał tych slajdów ze zrozumieniem. Informacja jest rozmyta.

W Toyocie (i w Lean) używamy Raportu A3. Dlaczego A3? Bo w czasach przed komputerami to był największy format papieru, który mieścił się w biurowym faksie. Ograniczenie miejsca to nie wada. To największa zaleta.

Anatomia Raportu A3

Raport A3 to nie jest formularz do wypełnienia. To ścieżka myślowa. Zmusza Cię do przejścia przez cykl PDCA. Czyta się go jak komiks: od lewej do prawej, z góry na dół.

LEWA STRONA (Planowanie - 90% sukcesu)

  1. Tło Biznesowe (Background): Dlaczego w ogóle o tym rozmawiamy? Jaki to ma wpływ na firmę? (np. "Tracimy 2 mln rocznie przez reklamacje").
  2. Stan Obecny (Current State): Fakty. Wykresy. Zdjęcia z Gemba. Żadnego zgadywania. Tu pokazujesz "Jak jest".
  3. Cel (Target State): "Jak ma być?". Konkretne liczby. (np. "Z redukcja reklamacji o 50% do końca roku").
  4. Analiza Przyczyn (Root Cause Analysis): Tu używasz ciężkiej artylerii: diagramu Ishikawy i 5 Why. Musisz znaleźć korzeń zła.

PRAWA STRONA (Działanie)

  1. Środki Zaradcze (Countermeasures): Co zrobimy, żeby zlikwidować przyczynę źródłową? Kto? Kiedy?
  2. Sprawdzenie (Check/Effect): Jak zweryfikujemy, czy to zadziałało?
  3. Dalsze kroki (Follow-up): Standaryzacja rozwiązania. Jak upewnimy się, że problem nie wróci, gdy my pójdziemy do domu?

Magia Nemawashi

Największą siłą A3 nie jest papier, ale proces jego tworzenia. W świecie zachodnim manager pisze raport w samotności i "broni" go na spotkaniu. W Lean autor raportu chodzi z nim od biurka do biurka. Rozmawia z operatorami, inżynierami, finansistami. Nanosi poprawki ołówkiem. Skreśla. Rysuje od nowa.

To proces Nemawashi. Kiedy w końcu Raport A3 trafia na stół decydenta, jest już "ułożony". Wszyscy się z nim zgadzają, bo wszyscy brali udział w jego tworzeniu.

Dlaczego warto zacząć pisać na kartce?

Pisanie na komputerze sprzyja "laniu wody" (kopiuj-wklej). Pisanie ołówkiem na kartce zmusza do syntezy. Musisz wybrać tylko najważniejsze fakty. Jeśli Twój problem "nie mieści się na kartce", to znaczy, że:

  1. Próbujesz rozwiązać zbyt duży problem (rozbij go na mniejsze).
  2. Nie rozumiesz istoty problemu i zasypujesz to słowotokiem.

Spróbuj jutro. Zamiast wysyłać maila na 3 strony, weź kartkę A4 (lub A3), narysuj problem, narysuj rozwiązanie i idź z tym do szefa. Zobaczysz różnicę w rozmowie.