Twój biznes stoi w korku? Jak Teoria Ograniczeń (TOC) uwolni Twój potencjał

Znasz to uczucie? Wszyscy w firmie biegają jak chomiki w kołowrotku. Kalendarze pękają w szwach. Nadgodziny stają się normą. Zatrudniasz kolejnych ludzi, kupujesz nowe narzędzia... a wynik na koniec miesiąca jest taki sam. Albo gorszy.

To klasyczny objaw "pchania sznurka". Twoja intuicja podpowiada Ci: "Musimy przyspieszyć wszędzie". Fizyka biznesu odpowiada: "Nic z tego".

Rozwiązaniem nie jest robienie więcej. Rozwiązaniem jest robienie tego, co trzeba. I tu wchodzi on, cały na biało (a raczej w inżynierskim swetrze): Eliyahu Goldratt ze swoją Teorią Ograniczeń (TOC).

ELI15: Dlaczego Twój biznes to autostrada?

Wyobraź sobie autostradę A4 w piątek po południu. Trzy pasy ruchu, samochody pędzą 140 km/h. Nagle – zwężenie do jednego pasa (roboty drogowe).

Co się dzieje? Nieważne, że przed zwężeniem masz Ferrari. Nieważne, że za zwężeniem autostrada jest pusta i szeroka. Cała przepustowość autostrady zależy teraz tylko i wyłącznie od prędkości, z jaką auta przejeżdżają przez ten jeden wąski fragment.

Twoja firma to taka autostrada.

Dział Sprzedaży pędzi (generuje leady).
Marketing pędzi.
Ale Ofertowanie (zespół techniczny) nie wyrabia.

To Ofertowanie jest Twoim Wąskim Gardłem (Bottleneck). Jeśli teraz zatrudnisz dwóch nowych handlowców (lepsze Ferrari na początku), to co osiągniesz? Jeszcze większy zator przed Ofertowaniem i większą frustrację.

Wniosek: Usprawnianie czegokolwiek poza Wąskim Gardłem to strata zasobów.

Deep Dive: 5 Kroków do Wolności (wg Goldratta)

Jeśli czujesz, że Twój biznes utknął, przestań gasic pożary na oślep. Zastosuj procedurę ratunkową TOC:

1. Zidentyfikuj Ograniczenie

Gdzie czaka najwięcej pracy? Gdzie klienci najbardzie narzekają na czas? Wskazówka: Często, niestety, tym wąskim gardłem jesteś Ty sam (decyzje, akceptacje).

2. Eksploatuj Ograniczenie

Zanim wydasz miliony na inwestycje, upewnij się, że Wąskie Gardło pracuje na 100% swoich obecnych możliwości.

Czy Twój najlepszy eksperta traci czas na wypełnianie tabelek w Excelu? Zabierz mu to!
Czy maszyna stoi, bo operator poszedł po kawę? Zorganizuj zmiennika. Każda minuta stracona na wąskim gardle to minuta stracona dla CAŁEJ FIRMY.

3. Podporządkuj wszystko inne

To najtrudniejszy krok dla ego. Inne działy muszą zwolnić, jeśli produkują za dużo dla Wąskiego Gardła. Jeśli marketing generuje 100 leadów, a produkcja przerobi 50 – każ marketingowi zwolnić. Serio. Nadmiar ("work in progress") tylko zapycha system i mrozi gotówkę.

4. Wzmocnij Ograniczenie

Dopiero teraz inwestujesz. Zatrudnij ludzi do wąskiego gardła. Kup drugą maszynę.

5. WRÓĆ do kroku 1

Uwaga! Gdy usuniesz jedno "korkociąg", ograniczenie przesunie się gdzie indziej. To niekończąca się gra.

Case Study: Agencja "Zrobione na wczoraj"

Mój klient, software house, miał problem. Mieli świetnych programistów i mnóstwo zleceń. Ale projekty się opóźniały. Wszyscy myśleli: "Potrzebujemy więcej programistów!".

Zrobiliśmy Gemba Walk (tak, w biurze IT też się to robi – patrząc w Jira i slacka). Co odkryliśmy? Kod był pisany szybko. Ale potem czekał średnio 4 dni na... Code Review u jednego Seniora (Lead Architekta).

On był wąskim gardłem. Zatrudnienie kolejnych Juniorów tylko by go dobiło (więcej kodu do sprawdzania).

Rozwiązanie (Krok 2 - Eksploatacja):

Zabraliśmy Leadera ze wszystkich spotkań, które nie były krytyczne (zyskał 2h dziennie).
Ustaliliśmy "Godziny Ciszy" tylko na Review.

Rozwiązanie (Krok 4 - Wzmocnienie):

Awansowaliśmy dwóch midów, dając im uprawnienia do robienia review w mniejszych projektach.

Efekt? Przepustowość firmy wzrosła o 30% w dwa tygodnie. Bez zatrudniania ani jednej nowej osoby.

Action Plan na poniedziałek

Znajdź korek: Przejdź się po firmie (lub systemach). Gdzie leżą największe "sterty" niedokończonych spraw? Gdzie ludzie czekają na decyzję/materiał?
Chroń korek: Jeśli to kluczowy pracownik – zdejmij z niego wszelką administrację. Niech robi tylko to, w czym jest niezastąpiony.
Przestań pchać: Nie pozwalaj handlowcom wrzucać nowych zleceń "na już", jeśli produkcja (wąskie gardło) jest zapchana. To tylko pogorszy sprawę.

Pamiętaj: Bycie zajętym to nie to samo, co bycie produktywnym. Teoria Ograniczeń pozwala Ci wreszcie przestać biec i zacząć zarządzać.