Przestań Gasić Pożary. Jak Metoda 5 Why Pomoże Ci Rozwiązać Problemy Raz na Zawsze
Biegasz od kryzysu do kryzysu? Twój zespół ciągle naprawia te same błędy? To znaczy, że leczycie objawy, a nie choroby. Poznaj metodę 5 Why i odzyskaj spokój.
Znasz ten typ menedżera. Wchodzi do biura o 8:00 ze smartfonem przy uchu. "Co? Maszyna nr 4 stanęła? Już biegnę!" Kwadrans później: "Klienci dzwonią z reklamacją? Już to załatwiam!" O 16:00 jest spocony, zmęczony, ale dumny. Uratował firmę przed katastrofą. Znowu. Nazwijmy rzeczy po imieniu: to nie jest zarządzanie. To jest uzależnienie od adrenaliny.
W kulturze "Hero Management" nagradzamy tych, którzy najlepiej gaszą pożary. Ale nikt nie zadaje pytania: Dlaczego te pożary w ogóle wybuchają?
Jeśli w Twojej firmie problemy wracają jak bumerang (ciągle ta sama awaria, ciągle ten sam błąd w wysyłce), to znaczy, że jesteście mistrzami w przyklejaniu plastrów, a amatorami w chirurgii. Czas na narzędzie, które zmieni Cię z Strażaka w Architekta Systemu: Metodę 5 Why.
ELI15: Chwasty w Twoim ogródku
Wyobraź sobie, że masz w ogródku mlecze. Podejście "Strażaka": Bierzesz kosiarkę i ścinasz je przy ziemi. Efekt? Natychmiastowy. Trawnik jest zielony. Szef (Ty) zadowolony. Ale za tydzień mlecze odrastają. I znowu kosisz. I znowu odrastają. Po roku mówisz: "Ależ mam ciężką pracę, te chwasty są takie uparte!".
Podejście "Leanowca": Kękasz na kolano, bierzesz nożyk i wyciągasz chwast razem z korzeniem. Trwa to dłużej w pierwszej chwili. Ale ten konkretny chwast już nie wróci. Kluczem jest znalezienie korzenia – czyli Przyczyny Źródłowej (Root Cause).
Deep Dive: Dlaczego 5 razy?
Metoda 5 Why (5 Dlaczego) została wymyślona w Toyocie właśnie po to, by zmusić inżynierów do myślenia głębiej. Nasz mózg jest leniwy. Chce pierwszej, łatwej odpowiedzi.
Anatomia Problemu
Spójrzmy na klasykę gatunku: Opóźniona dostawa do klienta.
| Poziom | Pytanie | Odpowiedź (Typowa w firmach) | Akcja (Błędna) |
|---|---|---|---|
| 1 | Dlaczego dostawa się spóźniła? | Bo kierowca wyjechał za późno. | "Oprzeźniczyć" kierowcę. |
| 2 | Dlaczego wyjechał za późno? | Bo magazyn długo ładował towar. | "Oprzeźniczyć" magazynierów. |
| 3 | Dlaczego długo ładowali? | Bo nie mogli znaleźć palety nr 123. | Kazać im szukać szybciej. |
Tu zazwyczaj śledztwo się kończy. Wygłaszamy mowę motywacyjną ("Macie się bardziej starać!") i wracamy do biura. Błąd. Idźmy głębiej.
| Poziom | Pytanie | Odpowiedź (Prawdziwa) | Akcja (Skuteczna) |
|---|---|---|---|
| 4 | Dlaczego nie mogli znaleźć palety? | Bo ktoś odstawił ją w alejkę B zamiast A. | - |
| 5 | Dlaczego ją tam odstawił? | Bo w alejce A brakuje miejsca na nowe produkty. | Rozbudować regały / Zmienić layout. |
Widzisz różnicę? Krzyczenie na kierowcę (Poziom 1) nic nie da, bo problemem jest brak regałów (Poziom 5). Dopóki nie rozwiążesz problemu braku miejsca, opóźnienia będą się powtarzać w nieskończoność.
To jest właśnie potęga szukania Przyczyny Źródłowej. Czasem trzeba użyć Diagramu Ishikawy, żeby zobaczyć szerszy obraz (np. że brak miejsca wynika ze złych prognoz sprzedaży).
Case Study: "Maszyna ciągle staje"
Jako konsultant spotkałem się z sytuacją, gdzie linia produkcyjna stawała średnio co 2 godziny z powodu "błędu czujnika". Utrzymanie Ruchu (UR) podchodziło, przecierało czujnik szmatką, resetowało maszynę. Czas: 5 minut. Ale 5 minut x 4 razy na zmianę x 3 zmiany = 1 godzina dziennie straty. W skali roku to setki tysięcy złotych.
Zastosowaliśmy 5 Why:
- Dlaczego staje? -> Czujnik brudny.
- Dlaczego brudny? -> Chlapie na niego olej.
- Dlaczego chlapie? -> Bo osłona jest nieszczelna.
- Dlaczego nieszczelna? -> Bo wibracje luzują śruby.
- Dlaczego wibracje? -> Bo maszyna nie jest wypoziomowana na fundamencie.
Zabetonowanie maszyny (koszt 500 PLN) rozwiązało problem, z którym walczono od 2 lat.
Action Plan: Zostań detektywem
Od jutra, gdy ktoś przyjdzie do Ciebie z problemem, zrób stop.
- Zabroń "Szybkich Łatek". Jeśli ktoś mówi "już naprawiłem", zapytaj: "A co zrobiłeś, żeby to się nie powtórzyło za miesiąc?". Jeśli nie wie – nie naprawił, tylko zaleczył.
- Idź do Gemba. Nie rób 5 Why przy biurku. Idź tam, gdzie stał się błąd. Zobacz to na własne oczy.
- Wdróż Rejestr Problemów. Zapisuj każdą awarię. Jeśli ta sama pozycja pojawia się 3 razy w miesiącu – to znak, że Wasze "rozwiązania" nie działają. Zastosujcie PDCA.
Prawdziwy lider nie ten, który najszybciej biega z gaśnicą. To ten, u którego w ogóle nie czuć dymu.
