Catchball (z angielskiego „rzucanie piłki”) to sposób ustalania celów, w którym przełożony przekazuje propozycję celu, a zespół odpowiada informacją zwrotną: co jest możliwe, jakie środki są potrzebne i jakie widzi ryzyka. Propozycja wraca kilka razy między poziomami, aż obie strony uzgodnią cel, sposób jego realizacji i zasoby. Wynikiem jest zobowiązanie, które zespół uznaje za własne i realne.
Catchball jest integralną częścią Hoshin Kanri, japońskiej metody rozwijania strategii na kolejne poziomy organizacji. Blisko mu do praktyki nemawashi, czyli budowania porozumienia przed podjęciem decyzji.
Jak to działa
W Hoshin Kanri cele schodzą w dół kolejnymi poziomami:
- zarząd – cele przełomowe na 3–5 lat i cele roczne,
- dyrektorzy obszarów – priorytety roczne i projekty usprawniające,
- kierownicy działów – wskaźniki i działania w swoich procesach,
- liderzy zespołów – cele operacyjne mierzone na co dzień.
Na każdym styku poziomów odbywa się catchball. Poziom wyższy określa, co trzeba osiągnąć, a poziom niższy proponuje, jak to zrobić i ile może dostarczyć. Uzgodnione środki jednego poziomu stają się celami poziomu niższego, dzięki czemu powstaje łańcuch cel–środek od strategii do hali. Catchball prowadzi się także poziomo, między działami, które dzielą zasoby lub zależą od siebie, np. logistyką i IT. Uzgodnienia zapisuje się zwykle w macierzy X lub w kartach celów, a postęp śledzi w obeya.
Przykład
Cel roczny zarządu to skrócenie czasu od zamówienia do wysyłki z 5 do 3 dni. Dyrektor logistyki przekazuje go kierownikowi magazynu. Kierownik odpowiada, że zmiana organizacji fal kompletacji pozwoli zejść do 4 dni, ale do 3 dni potrzebna jest zmiana w WMS. Dział IT może ją dostarczyć dopiero w trzecim kwartale. Po dwóch rundach uzgodnień cel brzmi: 4 dni do końca czerwca i 3 dni do końca roku, ze zmianą WMS wpisaną do planu IT i jednym dodatkowym etatem na okres przejściowy.
Najczęstsze błędy
- Pozorny catchball – cel jest już przesądzony, a „konsultacja” służy jedynie zebraniu akceptacji.
- Negocjowanie wyłącznie liczby, bez rozmowy o środkach i zasobach; zespół przyjmuje cel, ale nie ma planu jego realizacji.
- Pominięcie uzgodnień poziomych, przez co dwa działy przyjmują cele wymagające tych samych ludzi lub budżetu.