Hansei (z japońskiego 反省) oznacza szczerą refleksję nad własnymi działaniami, decyzjami i ich wynikami. W Systemie Produkcyjnym Toyoty jest postawą, a nie jednorazowym spotkaniem: zakłada, że nawet udany projekt zawiera coś, co można było zrobić lepiej. Bez tej postawy kaizen traci punkt wyjścia, bo nie ma czego poprawiać.
Z czego się składa
- Uznanie luki – wynik nie jest idealny, nawet jeśli cel został osiągnięty.
- Odpowiedzialność – mówi się o własnej roli w wyniku, bez szukania winnych.
- Analiza – porównanie planu z rzeczywistością i ustalenie przyczyn różnicy.
- Zobowiązanie do zmiany – refleksja kończy się konkretnym działaniem; bez niego jest stratą czasu.
W Lean często przytacza się zasadę, że „brak problemów to problem”: jeśli zespół nie zgłasza żadnych problemów, zwykle nie szuka ich wystarczająco uważnie.
Hansei w praktyce
Po projekcie (hansei-kai). Formalne spotkanie po zakończeniu projektu lub warsztatu kaizen:
- Co chcieliśmy osiągnąć?
- Co faktycznie osiągnęliśmy?
- Dlaczego jest różnica?
- Czego się nauczyliśmy?
- Co zrobimy inaczej następnym razem?
Na co dzień. Kilka minut na koniec zmiany na pytanie, co można było zrobić lepiej; cotygodniowy przegląd standardu pracy lidera; comiesięczna analiza trendów wskaźników.
Hansei uzupełnia yokoten: refleksja prowadzi do wniosków, a dzielenie się wiedzą przenosi je na inne obszary. Bez hansei uczenie się jest powierzchowne, bez yokoten – lokalne. Razem tworzą mechanizm organizacji uczącej się.
Przykład
Po uruchomieniu nowej strefy pakowania zespół osiągnął docelową wydajność, ale dwa tygodnie później niż planowano. Na spotkaniu hansei-kai kierownik projektu zaczął od własnej decyzji o skróceniu testów. Zespół ustalił trzy przyczyny opóźnienia, w tym zbyt późne szkolenie liderów zmian, i dopisał je do listy kontrolnej uruchomień. Przy kolejnej strefie lista była stosowana od pierwszego dnia.
Najczęstsze błędy
- Zamiana hansei w szukanie winnych. Refleksja wymaga bezpieczeństwa psychologicznego – tam, gdzie błąd oznacza karę, ludzie przestają mówić o problemach.
- Refleksja tylko po porażkach. Udane projekty też zawierają lekcje, a ich pomijanie utrwala przekonanie, że hansei jest formą kary.
- Wnioski bez właściciela i terminu – zapisane w protokole, ale nigdzie niewdrożone.