Warsztat kaizen (ang. kaizen event, kaizen blitz) trwa zwykle od 3 do 5 dni i skupia się na jednym, wąsko określonym obszarze: linii, gnieździe, strefie magazynu albo procesie biurowym. Międzyfunkcyjny zespół jest na ten czas zwolniony z bieżących obowiązków, pracuje na miejscu i wprowadza zmiany jeszcze w trakcie warsztatu, a nie tylko je planuje. Warsztat uzupełnia codzienny kaizen małych kroków, ale go nie zastępuje.
Etapy
Przygotowanie (2–4 tygodnie wcześniej). Sponsor i prowadzący ustalają zakres, mierzalny cel (np. czas cyklu, metry transportu, odsetek braków) i skład zespołu: operatorzy, lider zmiany, utrzymanie ruchu, jakość oraz osoba spoza obszaru, która zadaje pytania bez przyzwyczajeń. Zbiera się dane wyjściowe, uzgadnia z planowaniem zapas lub ograniczenie produkcji na czas zmian i rezerwuje wsparcie techniczne.
Agenda warsztatu.
| Dzień | Działania |
|---|---|
| 1 | Krótkie szkolenie, obserwacja na gemba, pomiar stanu obecnego |
| 2 | Analiza marnotrawstwa i przyczyn, pomysły, wybór rozwiązań do próby |
| 3 | Wdrożenie: przestawienie stanowisk, oznaczenia, próby i poprawki |
| 4 | Pomiar efektu, zapis nowej pracy standaryzowanej, szkolenie zmian |
| 5 | Prezentacja wyników kierownictwu, lista otwartych działań |
W wariancie trzydniowym łączy się analizę z wdrożeniem oraz pomiar z prezentacją.
Utrwalenie (30 dni po warsztacie). Nie wszystko da się zrobić w tydzień – część zmian wymaga zamówienia części lub prac utrzymania ruchu. Otwarte działania mają właścicieli i terminy, sponsor przegląda je co tydzień, a wskaźnik jest mierzony codziennie. Po 30 dniach przeprowadza się audyt stosowania standardu i porównuje wynik z celem warsztatu.
Przykład
Magazyn e-commerce przeprowadził czterodniowy warsztat w strefie pakowania zamówień jednopozycyjnych. Pomiar wyjściowy: 52 zamówienia na godzinę na stanowisko, a operator wykonywał średnio 14 kroków między stołem a regałem z kartonami. Zespół przeniósł najczęściej używane kartony do stanowiska, ustalił kolejność czynności i oznaczył miejsca materiałów. Na koniec warsztatu wydajność wynosiła 61 zamówień na godzinę. Po 30 dniach, gdy zamontowano podajnik kartonów z listy otwartych działań, utrzymywała się na poziomie 64.
Najczęstsze błędy
- Zbyt szeroki zakres, np. „usprawnić magazyn” – w kilka dni da się zmienić jeden obszar, nie całą firmę.
- Brak przygotowania: nie ma danych wyjściowych, uczestnicy nie są zwolnieni z pracy, a utrzymanie ruchu nie wie o warsztacie.
- Brak przeglądu po 30 dniach – bez niego część zmian wraca do stanu sprzed warsztatu, a lista otwartych działań przestaje być realizowana.