OTIF (ang. On Time In Full) mierzy, jaka część zamówień trafiła do klienta zarówno w terminie, jak i w komplecie. Zamówienie spóźnione o dzień albo dostarczone bez jednej pozycji liczy się jako niespełnione. Dzięki temu KPI pokazuje niezawodność dostaw tak, jak widzi ją odbiorca, a nie tak, jak wygląda w statystykach poszczególnych działów.
Jak to policzyć
OTIF = zamówienia dostarczone na czas i w komplecie / wszystkie zamówienia w okresie × 100%
Każde zamówienie (lub linię zamówienia) sprawdza się osobno pod kątem obu warunków jednocześnie. OTIF nie jest iloczynem wskaźników OT i IF. Iloczyn daje poprawny wynik tylko wtedy, gdy opóźnienia i braki występują niezależnie od siebie, a w praktyce często idą w parze – zamówienie czeka na brakujący towar, więc jest zarazem niekompletne i spóźnione.
Przed wdrożeniem trzeba ustalić definicje:
- na czas – względem daty żądanej przez klienta czy potwierdzonej, z jakim oknem tolerancji,
- w komplecie – na poziomie zamówienia, linii czy sztuk oraz czy dopuszcza się tolerancję ilościową,
- moment pomiaru – wysyłka z magazynu czy dostarczenie do klienta.
Różne definicje dają różne wyniki, dlatego porównania między firmami lub dostawcami mają sens tylko przy wspólnej metodzie.
Przykład
Hurtownia zrealizowała w miesiącu 2 000 zamówień. W terminie dotarło 1 840 (OT = 92%), kompletnych było 1 860 (IF = 93%). Iloczyn sugerowałby OTIF na poziomie 85,6%. Zestawienie zamówień pokazało jednak, że oba warunki spełniło 1 800 zamówień, więc OTIF wynosi 90%. Spośród 200 zamówień niespełnionych 100 było jednocześnie spóźnionych i niekompletnych, głównie dlatego, że wysyłkę wstrzymywano do czasu dostawy brakującego indeksu. Najwięcej przypadków dotyczyło 30 indeksów, dla których po analizie podniesiono zapas bezpieczeństwa.
Najczęstsze błędy
- Liczenie OTIF jako iloczynu OT × IF lub średniej obu składników zamiast sprawdzania każdego zamówienia.
- Mierzenie terminowości względem daty potwierdzonej przez dostawcę, przesuwanej po każdym opóźnieniu. Wskaźnik wygląda dobrze, a klient nadal czeka.
- Raportowanie jednej liczby bez podziału na przyczyny. Bez kategorii (brak towaru, błąd kompletacji, przewoźnik, termin) nie wiadomo, gdzie działać – pomaga tu prosty diagram Pareto.
Od czego zacząć
- Zapisać definicję OTIF w karcie wskaźnika i uzgodnić ją z działem obsługi klienta.
- Liczyć wskaźnik na poziomie pojedynczych zamówień, z danych systemowych.
- Przypisywać kod przyczyny każdemu niespełnionemu zamówieniu i omawiać OTIF na odprawie dziennej, np. w kolumnie „dostawa” tablicy QCDSM.