Wartość dodana (ang. value added, VA) przysługuje czynności, która spełnia jednocześnie trzy warunki: klient jest gotów za nią zapłacić, zmienia ona produkt lub usługę (kształt, właściwości, kompletność, stan informacji) i jest wykonana dobrze za pierwszym razem. Czynność, która nie spełnia któregokolwiek z warunków, jest czynnością bez wartości dodanej (ang. non-value added, NVA). Klasyfikacja VA/NVA jest podstawą analizy procesu w Lean i mapowania strumienia wartości.
Trzy kategorie czynności
Womack i Jones w książce „Lean Thinking” dzielą czynności bez wartości dodanej na dwie grupy: takie, których przy obecnej technologii i wymaganiach nie da się uniknąć, oraz takie, które można wyeliminować od razu. W praktyce stosuje się więc trzy kategorie:
| Kategoria | Opis | Przykłady |
|---|---|---|
| VA – wartość dodana | Przekształca produkt zgodnie z oczekiwaniem klienta | Spawanie, montaż, lakierowanie, przygotowanie oferty |
| Konieczne NVA | Nie dodaje wartości, ale dziś jest niezbędne (przepisy, bezpieczeństwo, ograniczenia technologii) | Kontrola wymagana przez klienta, przezbrojenie, dokumentacja celna |
| Marnotrawstwo | Nie dodaje wartości i nie jest konieczne | Oczekiwanie, zbędny transport, poprawki, szukanie |
Konieczne NVA się ogranicza i upraszcza, a marnotrawstwo (muda) – eliminuje.
Udział w czasie a udział w czynnościach
Proporcję VA liczy się na dwa sposoby, których nie należy mylić:
- Udział w czasie przejścia – łączny czas czynności VA podzielony przez czas przejścia; to ta sama miara co efektywność przepływu. Ponieważ produkt lub zlecenie przez większość czasu czeka w zapasach i kolejkach, wynik jest zwykle bardzo mały.
- Udział w liczbie czynności – liczba kroków VA podzielona przez liczbę wszystkich kroków na mapie procesu. Wynik bywa znacznie wyższy, bo lista kroków nie pokazuje oczekiwania między nimi.
Pierwsza miara pokazuje, gdzie tracony jest czas klienta, druga – ile wykonywanej pracy nie tworzy wartości. Na mapie strumienia wartości oś czasu pokazuje pierwszą proporcję.
Przykład
Dział obsługi zamówień B2B przeanalizował drogę zamówienia od wpływu e-maila do potwierdzenia dla klienta. Mapa zawierała 18 kroków: 5 sklasyfikowano jako VA (m.in. wprowadzenie pozycji, potwierdzenie dostępności, wycena), 4 jako konieczne NVA (m.in. weryfikacja limitu kredytowego), a 9 jako marnotrawstwo (przepisywanie danych, zatwierdzenia mailowe, poprawki). Udział VA w liczbie czynności wynosił 28%. Łączny czas VA – 22 minuty – przy czasie przejścia 2 dni roboczych (960 minut) dawał jednak udział w czasie około 2%. Usunięcie przepisywania i kolejki zatwierdzeń skróciło czas przejścia do pół dnia bez zmiany czasu VA.
Najczęstsze błędy
- Klasyfikowanie czynności z perspektywy działu („dla nas to ważne”) zamiast klienta.
- Uznawanie każdej kontroli za konieczną – część kontroli wynika z braku zaufania do procesu, a nie z wymagań klienta czy przepisów.
- Przyspieszanie czynności VA, podczas gdy większość czasu przejścia stanowi oczekiwanie między nimi.