Nemawashi to praktyka uzgadniania propozycji z osobami, których dotyczy, zanim zapadnie formalna decyzja. Termin pochodzi z ogrodnictwa: oznacza staranne przygotowanie korzeni drzewa przed jego przesadzeniem, tak by przyjęło się w nowym miejscu. W zarządzaniu chodzi o to samo – zmiana ma się przyjąć, a nie tylko zostać ogłoszona. Jeffrey Liker w książce „The Toyota Way” opisuje nemawashi jako element zasady, według której decyzje podejmuje się powoli, w drodze konsensusu i po rozważeniu wariantów, a wdraża szybko.
Jak to działa
- Wskazanie interesariuszy – kogo zmiana dotyczy, kto ma potrzebną wiedzę, kto będzie ją wdrażał i kto ją zatwierdza.
- Projekt propozycji – zwięzły opis problemu, analizy i proponowanego rozwiązania, często w formie raportu A3.
- Rozmowy indywidualne – omówienie propozycji z każdą z tych osób, zebranie zastrzeżeń, danych i pomysłów.
- Korekta propozycji – uwzględnienie uwag i zapisanie, co zmieniono i dlaczego.
- Formalne spotkanie – decyzja zapada szybko, bo wątpliwości zostały wyjaśnione wcześniej, a czas poświęca się na plan wdrożenia i podział odpowiedzialności.
Nemawashi nie jest zakulisowym lobbingiem. Rozmowy prowadzi się otwarcie, a ich celem jest ulepszenie propozycji, a nie zdobycie poparcia dla wersji przesądzonej z góry. Podobną logikę ma catchball w Hoshin Kanri, gdzie cele uzgadnia się w kilku rundach między poziomami organizacji.
Przykład
Kierownik logistyki zakładu przygotował propozycję zasilania linii materiałami opakowaniowymi w systemie kanban. Zmiana dotyczyła zakupów, magazynu, produkcji i finansów. W ciągu dwóch tygodni odbył dziewięć rozmów. Zakupy zwróciły uwagę na minimalne ilości zamówienia u dwóch dostawców, finanse na wartość zapasu w okresie przejściowym, a mistrzowie zmian na brak miejsca przy jednej z linii. Propozycja przeszła trzy wersje. Spotkanie decyzyjne trwało 30 minut, a wdrożenie zakończono w trzy tygodnie, bez sporów o zakres i odpowiedzialność.
Najczęstsze błędy
- Zbieranie podpisów pod gotową decyzją bez gotowości do zmiany propozycji. Rozmówcy szybko to wyczuwają i opór przed zmianą rośnie.
- Rozmowy wyłącznie z kierownictwem, z pominięciem osób, które znają proces z praktyki i będą zmianę wdrażać.
- Konsultacje bez terminu decyzji – nemawashi staje się pretekstem do odkładania wyboru.